Raportointi- ja kurssienhallintajärjestelmät

Vuonna 1913 perustetulla Taitoliitolla on tärkeä tehtävä käsityötoimialan kehittämisessä. Taitoliitto ja 17 alueellista taitoyhdistystä muodostavat valtakunnallisen Taitojärjestön. 

Taitojärjestö on aktiivinen käsityöpalveluiden tuottaja ja kehittäjä. Järjestön arvot ovat luovuus, taito, yrittäjyys ja kestävä kehitys. Koko maassa toimivan Taitojärjestön verkostoon kuuluu yli sata kiinteää toimipaikkaa. Järjestö on käsityöalan merkittävä työllistäjä, sen palveluksessa on noin 200 vakituista toimihenkilöä.

Lähtötilanne

Taitoliitolla oli tarve digitalisoida valtionavun hakemiseen ja tilitykseen liittyvä tiedonkeruu, jotta se hoituisi sujuvammin ja he saisivat ajantasaista tietoa koko Taitojärjestön toiminnan kehittämisen tueksi.

Tarvittavien tietojen kerääminen alueyhdistyksiltä kahdesti vuodessa oli hidasta ja työlästä, sillä työ tehtiin manuaalisesti paperi- ja Excel-lomakkeilla. Valtionapuun liittyvät tiedot olivat ajan tasalla vain kerran vuodessa, mikä vaikeutti toiminnan systemaattista kehittämistä.

Tavoite

Tavoitteena oli digitalisoida manuaalinen työ ja luoda helppokäyttöinen ja mobiililaitteillakin toimiva raportointijärjestelmä, jossa lomakkeet voidaan täyttää suoraan ja raportit hakemuksia varten koostaa näppärästi. Järjestelmästä haluttiin mahdollisimman käyttäjäystävällinen ja helposti lähestyttävä.

Tarjosimme Taitoliitolle Drupal-pohjaista ratkaisua, joka mielestämme sopi heidän tarpeisiinsa loistavasti ja mahdollisti myös järjestelmän laajentamisen kurssien hallintaan, mikä Taitoliitolla oli myös suunnitelmissa. Taitoliitto vakuuttui ehdotuksestamme, ja yhteistyömme alkoi keväällä 2019.

Mitä teimme?

Projekti oli kaksiosainen. Ensimmäisessä vaiheessa suunnittelimme ja toteutimme raportointityökalun, toisessa vaiheessa kurssienhallintajärjestelmän – käytännössä verkkokaupan. Järjestelmien ulkoasu on niin ikään meidän käsialaamme. Ketterän kehityksen mukaisesti keräsimme projektin aikana käyttäjiltä palautetta.

Projekti toteutettiin ketterästi Scrum-menetelmällä. Projektitiimissä oli mukana Taitoliiton tuoteomistajan lisäksi Druidilta Scrum Master, designer sekä frontend- ja backend-kehittäjä.

Raportointijärjestelmä

Drupal 8:lla toteutetun raportointityökalun avulla alueyhdistysten jäsenet voivat helposti raportoida järjestämänsä kurssit, koulutukset ja muut tapahtumat. Teimme lomakkeiden täyttämisestä mahdollisimman selkeää ja helppoa hyödyntämällä esimerkiksi esitäytettyjä kenttiä ja alasvetovalikoita. Raportoidut tiedot tallentuvat tietokantaan, josta Taitoliitto voi helposti hakea ja suodattaa tietoja sekä koostaa raportteja ja valtionavun hakemuksia.

Käytimme paljon aikaa eri tapahtumatyyppien määrittelyyn, joita järjestelmässä on paljon. Lisäksi oli pohdittava tarkkaan, miten kaikki järjestelmään syötettävä tieto saadaan käsiteltyä käytännöllisesti, jotta digitaalisen dokumentin luonti sujuisi jouhevasti.

Kurssienhallintajärjestelmä

Projektin toisessa vaiheessa rakensimme kurssienhallintajärjestelmän, jonka avulla yhdistykset voivat kerätä kurssien ilmoittautumiset, osallistumismaksut ja palautteen. Käytännössä kyse on verkkokaupasta, josta tiedot siirtyvät automaattisesti raportointijärjestelmän tietokantaan. Järjestelmä rakennettiin Drupal Commercella ja integroimme siihen Paytrail-maksurajapinnan.

Raportointityökalu julkaistiin marraskuussa 2019. Kurssienhallintajärjestelmä on niin ikään julkaistu mutta se odottaa vielä käyttöönottoa ja jalkauttamista alueyhdistyksiin. Julkaisun jälkeen yhteistyömme on jatkunut järjestelmien ylläpitona ja jatkokehityksenä.

Tulokset

Uuden raportointityökalun myötä valtaosa tiedonkeruusta ja hakemusten koostamisesta tulee jatkossa hoitumaan digitaalisesti ja aikaa säästymään huomattavasti. Myös virheet tulevat vähentymään, kun tietoja ei enää tarvitse kopioida manuaalisesti lomakkeelta toiselle ja kaikki alueyhdistykset käyttävät samoja lomakkeita. 

Kun tiedot ovat jatkuvasti ajan tasalla, Taitoliiton on helpompi seurata strategian onnistumista ja kehittää valtionavun jakoa. Järjestelmän käyttäjiltä on saatu positiivista palautetta helppokäyttöisyydestä.